Πολιτική Απορρήτου

1. Ποιοι είμαστε & οι δύο ρόλοι μας

Η πλατφόρμα «Accounting OS» παρέχεται από την AVACC TECHNOLOGIES I.K.E., ΑΦΜ 803440129 (ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ), ΓΕΜΗ 196950101000, έδρα Καζαντζάκη 59, 153 44 Παλλήνη Αττικής («εμείς», «Avacc»). Σημείο επικοινωνίας για θέματα προστασίας δεδομένων: info@avacc.gr. (Η ανάγκη ορισμού DPO κατ’ άρθρο 37 ΓΚΠΔ να επιβεβαιωθεί από τον νομικό σύμβουλο.)

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

α) Δεδομένα λογαριασμού και συνδρομής (ως υπεύθυνοι):

• στοιχεία χρήστη: email, κωδικός (αποθηκεύεται μόνο σε κατακερματισμένη μορφή από την υπηρεσία αυθεντικοποίησης), όνομα, ρόλος στο γραφείο (ιδιοκτήτης/διαχειριστής/μέλος)·
• προφίλ γραφείου: επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, τηλέφωνο, αρ. άδειας ΟΕΕ·
• συνδρομή: πλάνο, κατάσταση (δοκιμή, ενεργή, σε περίοδο χάριτος, μόνο προβολή), περίοδοι που έχουν πληρωθεί και οι καταθέσεις που καταγράψαμε (ποσό, ημερομηνία, αριθμός τιμολογίου). Οι πληρωμές γίνονται με τραπεζική κατάθεση· δεν επεξεργαζόμαστε στοιχεία κάρτας·
• η αποδοχή των κειμένων και οι ρητές συγκαταθέσεις (όροι, ανάγνωση email): χρόνος, χρήστης, έκδοση των κειμένων, και η διεύθυνση IP και το πρόγραμμα περιήγησης από τα οποία έγιναν·
• αρχείο καταγραφής ενεργειών (audit log): ποιος χρήστης έκανε ποια ενέργεια και πότε, καθώς και τα αποτελέσματα των αυτόματων συγχρονισμών.

β) Δεδομένα πελατών & φορολογικά δεδομένα τρίτων (ως εκτελούντες, κατ’ εντολή του γραφείου):

• παραστατικά από το myDATA της ΑΑΔΕ: ΑΦΜ και επωνυμία εκδότη/λήπτη, ποσά, ΦΠΑ, MARK/UID, ημερομηνίες, γραμμές, χαρακτηρισμοί (κατηγορία, Ε3, ΦΠΑ), ακυρώσεις — για την τρέχουσα περίοδο και, κατά την πρώτη σύνδεση, για τους δώδεκα (12) προηγούμενους μήνες·
• το προσυμπληρωμένο Φ2 της ΑΑΔΕ ανά μήνα, μόνο για σύγκριση («Έλεγχος myDATA»)·
• έγγραφα από το γραμματοκιβώτιο του γραφείου ή από μεταφόρτωση: τα ίδια τα αρχεία (PDF/εικόνες) και τα στοιχεία που εξάγονται από αυτά (εκδότης, ΑΦΜ, ποσό, ημερομηνία, αριθμός), μαζί με αποστολέα, θέμα και ημερομηνία του μηνύματος που τα μετέφερε·
• τραπεζικά extraits και κινήσεις: ημερομηνίες, ποσά, περιγραφές, υπόλοιπα, IBAN·
• μητρώο συναλλασσομένων: ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ, ΚΑΔ, καθεστώς ΦΠΑ (από το Μητρώο της ΑΑΔΕ), κωδικοί καρτελών του λογιστικού προγράμματος, και τα IBAN τους όπως εμφανίζονται σε παραστατικά, αποδεικτικά πληρωμής, extraits ή αρχεία του γραφείου (για την αναγνώριση πληρωμών)·
• λογιστικό σχέδιο και ρυθμίσεις ανά πελάτη (κατηγορία βιβλίων, λογαριασμοί, πρότυπα προμηθευτών, περιοδικότητα ΦΠΑ, ύπαρξη προσωπικού, «βιβλία τηρούνται αλλού»)·
• τα παραγόμενα αρχεία: άρθρα εγγραφών (XML), Excel τραπεζικής συμφωνίας, καταστάσεις.

3. Από πού προέρχονται τα δεδομένα

• απευθείας από εσάς/το γραφείο: καταχώρηση, μεταφόρτωση αρχείων (παραστατικά, extraits, λογιστικό σχέδιο, αρχείο συναλλασσομένων, Excel πελατών)·
• από την ΑΑΔΕ: myDATA (παραστατικά, χαρακτηρισμοί, Φ2) και Μητρώο Επιχειρήσεων (RgWsPublic2), πάντα μέσω των διαπιστευτηρίων που καταχωρεί το γραφείο και για τους δικούς του πελάτες·
• από το γραμματοκιβώτιο που συνδέει το γραφείο (βλ. όρο 5)·
• από το τραπεζικό μας αντίγραφο, για να αντιστοιχίσουμε μια κατάθεση με το γραφείο σας.

4. Σκοποί & νομικές βάσεις

• Παροχή της Υπηρεσίας (δεδομένα λογαριασμού και συνδρομής): εκτέλεση σύμβασης — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄.
• Ανάγνωση του γραμματοκιβωτίου: ρητή συγκατάθεση του γραφείου, που δίνεται στον οδηγό πρώτης ρύθμισης και ανακαλείται ανά πάσα στιγμή με αποσύνδεση του email από τις Ρυθμίσεις — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄.
• Ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης, αρχείο ενεργειών, βελτίωση: έννομο συμφέρον — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄.
• Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις (π.χ. φορολογικά στοιχεία συνδρομής): άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄.
• Δεδομένα πελατών και συναλλασσομένων: επεξεργάζονται κατ’ εντολή του γραφείου (εκτελών)· τη νομική βάση έναντι των υποκειμένων την εξασφαλίζει το γραφείο ως υπεύθυνος επεξεργασίας.

5. Ανάγνωση email — τι ακριβώς κάνουμε

Όταν το γραφείο συνδέσει γραμματοκιβώτιο, η Υπηρεσία το διαβάζει με έναν από τρεις τρόπους: IMAP με τον κωδικό του λογαριασμού (π.χ. OTEnet ή άλλος πάροχος), Gmail μέσω Google OAuth, ή Microsoft 365/Outlook μέσω Microsoft OAuth. Σε κάθε περίπτωση:

• ζητάμε και χρησιμοποιούμε μόνο δικαιώματα ανάγνωσης (Google: gmail.readonly, Microsoft: Mail.Read)· δεν στέλνουμε, δεν διαγράφουμε, δεν μετακινούμε και δεν αλλάζουμε την ένδειξη «διαβασμένο» κανενός μηνύματος·
• κρατάμε μόνο τα συνημμένα που μπορεί να είναι παραστατικά (PDF, εικόνες) και τα στοιχεία ταυτοποίησης του μηνύματος (αποστολέας, θέμα, ημερομηνία)· το κείμενο των μηνυμάτων δεν αποθηκεύεται και δεν χρησιμοποιείται για κανέναν άλλο σκοπό·
• κατά την πρώτη σύνδεση εξετάζονται μόνο τα μηνύματα των τελευταίων δεκατεσσάρων (14) ημερών· στη συνέχεια μόνο τα νέα, κάθε πέντε λεπτά·
• τα διαπιστευτήρια (κωδικός IMAP ή διακριτικά OAuth) φυλάσσονται κρυπτογραφημένα και διαγράφονται όταν αποσυνδέσετε το email.

6. Τεχνητή νοημοσύνη — τι στέλνεται και πού

Χρησιμοποιούμε μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης της Google (Gemini), μέσω της υπηρεσίας Vertex AI του Google Cloud, για τρεις βοηθητικές εργασίες: ανάγνωση παραστατικών και εξαγωγή στοιχείων, ανάγνωση σκαναρισμένων ή άγνωστης μορφής τραπεζικών extraits, και προτάσεις (λογαριασμού εξόδου ή κατηγορίας κίνησης) μέσα από λίστες που έχει ήδη ο πελάτης.

• Στο μοντέλο αποστέλλεται μόνο ό,τι χρειάζεται για τη συγκεκριμένη εργασία: το έγγραφο ή το κείμενο του extrait, και, για προτάσεις, τα στοιχεία των τιμολογίων με τη λίστα υποψήφιων λογαριασμών. Ποτέ κωδικοί, διαπιστευτήρια ή στοιχεία συνδρομής.
• Επεξεργασία εντός ΕΕ: χρησιμοποιούμε το ευρωπαϊκό σημείο της υπηρεσίας («eu»), με το οποίο η επεξεργασία γίνεται μόνο σε κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Τα έγγραφα δεν αποθηκεύονται στην Google.
• Κατά τους όρους του Google Cloud, η Google δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα για την εκπαίδευση μοντέλων χωρίς δική μας άδεια. Έχουμε απενεργοποιήσει την προσωρινή αποθήκευση (cache) της υπηρεσίας, οπότε η Google δεν κρατά τα έγγραφα μετά την απάντηση. Η μόνη εξαίρεση: αιτήματα που τα αυτόματα φίλτρα της Google επισημαίνουν ως πιθανή κατάχρηση της υπηρεσίας μπορεί να καταγραφούν και να εξεταστούν από εξουσιοδοτημένο προσωπικό της, για έως 90 ημέρες, εντός της ΕΕ.
• Όλα τα αιτήματα γίνονται με τον λογαριασμό της πλατφόρμας· το γραφείο δεν συνδέει δικό του λογαριασμό ή κλειδί.
• Κάθε αποτέλεσμα είναι πρόταση: τίποτα δεν καταχωρείται, δεν εξάγεται και δεν αλλάζει κατάσταση χωρίς ενέργεια του λογιστή.

7. Υπο-εκτελούντες (sub-processors)

Για την παροχή της Υπηρεσίας χρησιμοποιούμε τους ακόλουθους παρόχους, οι οποίοι επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας υπό κατάλληλες συμβατικές δεσμεύσεις:

Η ΑΑΔΕ (myDATA, Μητρώο) και ο πάροχος email του γραφείου (Google, Microsoft, OTEnet ή άλλος) είναι πηγές δεδομένων στις οποίες αποκτάμε πρόσβαση με τη δική σας εξουσιοδότηση, όχι υπο-εκτελούντες. Επικαιροποιημένος κατάλογος υπο-εκτελούντων διατίθεται στο Παράρτημα Α της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων και κατόπιν αιτήματος.

8. Διεθνείς διαβιβάσεις

Όλη η φιλοξενία γίνεται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης: η βάση δεδομένων και τα αρχεία στη Φρανκφούρτη, η εφαρμογή στο Άμστερνταμ και η διεπαφή στη Φρανκφούρτη.

Οι πάροχοι Railway και Vercel είναι εταιρείες των ΗΠΑ, και η Supabase έχει εταιρείες στη Σιγκαπούρη και στις ΗΠΑ· μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα και εκεί, για τη λειτουργία και την υποστήριξη των υπηρεσιών τους. Η διαβίβαση στηρίζεται στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) των συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων μας με τη Supabase, τη Railway και τη Vercel· η Vercel είναι επιπλέον πιστοποιημένη στο EU-US Data Privacy Framework.

Η ανάγνωση εγγράφων και οι προτάσεις μέσω Google (Vertex AI) γίνονται σε κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης (όρος 6). Η Google LLC είναι εταιρεία των ΗΠΑ· για τυχόν πρόσβαση από εκεί (π.χ. υποστήριξη) η διαβίβαση στηρίζεται στην απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το EU-US Data Privacy Framework, στο οποίο η Google LLC είναι πιστοποιημένη, και επικουρικά στις SCCs της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων του Google Cloud.

9. Χρόνος διατήρησης

• Δεδομένα λογαριασμού, συνδρομής και αρχείου ενεργειών: για όσο υπάρχει ο λογαριασμός και έως ενενήντα (90) ημέρες μετά το κλείσιμό του, με την επιφύλαξη στοιχείων που ο νόμος επιβάλλει να τηρούνται περισσότερο (π.χ. παραστατικά συνδρομής).
• Δεδομένα πελατών και συναλλασσομένων: για όσο υπάρχει ο λογαριασμός του γραφείου. Η μη ανανέωση της συνδρομής δεν τα διαγράφει· ο λογαριασμός περνά σε μόνο προβολή. Ο λογαριασμός κλείνει όταν το ζητήσει το γραφείο (με email στο info@avacc.gr) ή όταν μείνει δώδεκα (12) μήνες σε μόνο προβολή χωρίς ανανέωση· στη δεύτερη περίπτωση ειδοποιούμε τον ιδιοκτήτη με email τριάντα (30) ημέρες πριν. Μετά το κλείσιμο, τριάντα (30) ημέρες για εξαγωγή (Ρυθμίσεις → «Εξαγωγή όλων των δεδομένων») και διαγραφή εντός τριάντα (30) ημερών, εκτός αν το γραφείο ζητήσει διαφορετικά. Οι υποχρεώσεις διατήρησης λογιστικών/φορολογικών αρχείων βαρύνουν το γραφείο και τους πελάτες του, όχι την Υπηρεσία.
• Συνημμένα email που η Υπηρεσία κρίνει ότι δεν είναι παραστατικά («Φιλτραρισμένα»): διαγράφονται αυτόματα εξήντα (60) ημέρες αφού χαρακτηριστούν έτσι, ώστε ως τότε να μπορεί το γραφείο να επαναφέρει όποιο κρίθηκε λάθος.
• Διαπιστευτήρια τρίτων (myDATA, email, Μητρώο): μέχρι να τα αλλάξετε ή να αποσυνδέσετε την υπηρεσία.
• Μηνύματα email: δεν διατηρούνται· κρατούνται μόνο τα συνημμένα-παραστατικά και τα στοιχεία ταυτοποίησης του μηνύματος, ως μέρος του φακέλου του πελάτη.
• Αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων: καθημερινά, με διατήρηση επτά (7) ημερών. Ό,τι διαγράφεται από την Υπηρεσία παραμένει στα αντίγραφα έως τη λήξη του κύκλου τους και μετά διαγράφεται αυτόματα.

10. Μέτρα ασφαλείας

• απομόνωση δεδομένων ανά γραφείο σε επίπεδο βάσης δεδομένων (Row-Level Security) και επιπλέον έλεγχος του γραφείου σε κάθε αίτημα στην εφαρμογή·
• κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS/HTTPS) και σε ηρεμία σε επίπεδο υποδομής παρόχου·
• αποθήκευση διαπιστευτηρίων τρίτων σε κρυπτογραφημένο θησαυροφυλάκιο (Vault) με πρόσβαση μόνο από την εφαρμογή· δεν εμφανίζονται ξανά μετά την αποθήκευση·
• πρόσβαση στα γραμματοκιβώτια αποκλειστικά με δικαιώματα ανάγνωσης·
• ιδιωτικός χώρος αρχείων ανά γραφείο με προσωρινούς υπογεγραμμένους συνδέσμους·
• έλεγχοι ρυθμού αιτημάτων, ρόλοι χρηστών και πλήρες αρχείο ενεργειών.

11. Τα δικαιώματά σας

Ως υποκείμενα δεδομένων έχετε τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης (άρθρα 15–22 ΓΚΠΔ), καθώς και ανάκλησης της συγκατάθεσης όπου η επεξεργασία βασίζεται σε αυτήν.

• Για δεδομένα λογαριασμού και συνδρομής (όπου είμαστε υπεύθυνοι): επικοινωνήστε μαζί μας απευθείας.
• Για δεδομένα πελατών και συναλλασσομένων (όπου είμαστε εκτελούντες): τα αιτήματα απευθύνονται στο λογιστικό γραφείο ως υπεύθυνο επεξεργασίας· εμείς το συνδράμουμε, όπως προβλέπει η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.

12. Αυτοματοποιημένη επεξεργασία

Χρησιμοποιούμε αυτοματοποιημένη ανάγνωση, ταξινόμηση και προτάσεις ως βοηθητικά εργαλεία. Δεν λαμβάνονται αποφάσεις αποκλειστικά αυτοματοποιημένα με νομικά ή αντίστοιχα σημαντικά αποτελέσματα για φυσικά πρόσωπα (άρθρο 22 ΓΚΠΔ)· ο λογιστής ελέγχει τα αποτελέσματα και οριστικοποιεί κάθε εγγραφή και εξαγωγή.

13. Cookies & τοπική αποθήκευση

• απαραίτητα: συνεδρία αυθεντικοποίησης (τοπική αποθήκευση της υπηρεσίας σύνδεσης)·
• προτιμήσεις διεπαφής στον browser (θέμα εμφάνισης, επιλεγμένος μήνας, απόκρυψη οδηγού ή banner εγκατάστασης)·
• service worker για λειτουργία ως εφαρμογή (PWA).
• Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies, εργαλεία ανάλυσης επισκεψιμότητας τρίτων ούτε trackers.

14. Καταγγελία στην εποπτική αρχή

Έχετε δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ), Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, τηλ. +30 210 6475600, www.dpa.gr.

15. Τροποποιήσεις

Ενδέχεται να επικαιροποιούμε την παρούσα πολιτική. Ουσιώδεις αλλαγές θα γνωστοποιούνται εντός της Υπηρεσίας ή με email πριν τεθούν σε ισχύ· η ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» στην κορυφή δείχνει την ισχύουσα έκδοση.

16. Επικοινωνία

Για κάθε ζήτημα προστασίας δεδομένων ή άσκηση δικαιωμάτων: info@avacc.gr (AVACC TECHNOLOGIES I.K.E.).